Első körben ez nem egy bonyolult kérdés. Ha mélyebbre ássuk magunkat és a rendezvényhelyszín kérdés listáját megkapjuk, akkor vesszük észre, hogy igenis komplikáltabb a helyzet. Hogy ezt megelőzzük nézzük szép sorba, hogy mi a mi ideális rendezvényhelyszínünk.
Azon túl, hogy a helyszín kiválasztását nagy mértékben befolyásolja a rendezvény jellege (kongresszus, workshop, munkaebéd, stb. ) van néhány általános érvényű szabály. Melyek ezek?
-
Megfelelő infrastruktúrával rendelkezzen
Ide beletartoznak a mosdók kellő számától a technikai felszereltségig minden. Ne feledkezzünk meg róla, ha a technikai felszerelést is nekünk kell biztosítanunk, az anyagilag és egyéb erőforrásban is megterhelő tud lenni.
-
Legyen elég tér
Ha több teremre van szükségünk, gondoljuk át, melyik előadónál mekkora közönség várható. Előre meg kell terveznünk a programot, hogy lássuk hány teremre (kisebbekre, nagyobbakra) van szükségünk. Ha egyszerre étkeznek, akkor kell egy nagyobb terem is acatering biztosításának. Az étkezések alkalmával is mindenkinek legyen kényelmesen helye, akár állófogadásról, akár ültetett étkezésekről beszélünk.
-
Mobilitás, flexibilitás
Nagyon fontos, hogy minden esemény más és más, így az igények is mások. Szerencsésebb olyan helyszínt választani, ahol nem okoz problémát az asztalok, székek, technikai felszerelések mozgatása a számunkra legoptimálisabb elrendezéssel. Ezen felül a rendezvény ideje alatt is adódhatnak olyan nem kalkulált történések (pl. takarítószemélyzetre, technikusra van szükség), amelyek szintén nagy rugalmasságot igényelnek a helyszíntől. ELőfordulhat az is, hogy egy vis maior helyzet miatt késik a közönség nagy része (hóesés, baleset az autópályán, stb. … ), így később tudjuk elkezdeni az eseményt. Ekkor a helyszín ( ha tényleg jó) ezt is rugalmasan kezeli, nem kér extra bérleti díjat a plusz órákért.
-
Megközelíthetőség
Egy sikeres eseményhez kell, hogy jól megközelíthető legyen a hely. Minél könnyebben elérhető, annál többen fognak részt venni rajta. Közelben legyen parkolóhely.
-
Catering
Ha van igényünk (márpedig a legtöbb esetben hacsak egy kávéra is, de van) fontos, hogy a helyszínen mindent meg tudjunk oldani. Ha van saját étterme a legjbb döntésünk, ha rájuk bízzuk ellátásunkat. Mutassunk útmutatást az elképzeléseinkről, de higgyük el, hogy ők nap mint nap ezzel foglalkoznak és jót szeretnének nekünk. Amennyiben vinni szeretnénk cateringest, akkor is tudakoljuk meg, hogy van-e helyiség, ahol elő tudják készíteni a tálalást, illetve ahol szervírozni tudják az ételeket, valamint a szennyes tányérokat, poharakat le tudják pakolni.
A kávé, tea és víz biztosítása alap kell, hogy legyen.
Ha nem fér bele a költségvetésbe, hogy a rendezvényen ingyenes biztosítsunk étkezést, akkor is a lehetőséget meg kell adnunk a vendégeknek, hogy alapvető szükségleteiket kielégítsék (ez lehet egy büfé, vagy közeli éttermek…)
+1 A személyzet szakértelme
Ezt lehet nem utoljára kellett volna hagyni, hanem az első helyre. Sokszor akár döntést befolyásoló tényező lehet a helyszínen lévő értékesítő rugalmassága, kedvessége, hozzáértése. Ha minden kérdésünkre tud válaszolni, a problémáinkra már mondja is a megoldást, hiszen neki van az adott helyszínnel tapasztalata, akkor jó kezekben vagyunk.