Nem, nem azért, mert valaki a nagy tánc közben fellökött egy kandellábert, ami ráesett a svédasztalra és a maradék étel csak úgy repked a levegőben. Ismerjük ezt a típusú filmjelenetet.
Azt gondolom, hogy mindig a versenytársak előtt kell járni ebben is. Én azt szoktam javasolni ügyfeleinknek, hogy mindig úgy gondolkozzunk, mintha a legjobb barátainkat, vagy a családunkat vendégelnénk meg, csak kicsit nagyobb térben, több emberrel. Miért is így? Mert a hozzánk legközelebb állóknak mindig a legjobbat szeretnénk nyújtani – minden megfelelési kényszer nélkül – csak úgy szívből.
Én segítségképpen összeszedtem, hogy mi az a pár dolog, ami elérheti a kívánt “pluszt” az évzáró rendezvényen:
1. Hogyan hívjuk a rendezvényt?
- Nem javaslom az elcsépelt karácsonyi party kifejezést
- Használjunk pl. Tematika szerinti megkülönböztetést (pl. A Nagy Gatsby buli)
2. Meghívók kiküldése
- Ma már egyértelmű, hogy emailen is ki kell küldeni a meghívót, mert sokszor a levél elkallódik, nem visszakereshető
- De elegáns, ha megtiszteljük vendégeinket és a meghívót kézen foghatóan (nyomtatt verzióban) is elpostázzuk, megjelenéskor sokan fogják a kezükben szorongatni.
3. Helyszín
- Ha lehetséges, akkor javaslom, hogy minden évben máshol legyen. Ez kb. 300 főig lehetséges is kb. 10 évig , ha Budapesten rendezzük
- Ha 300 főnél több a meghívottak létszáma, elképzelhető, hogy ugyanoda tudjuk csak vinni őket. De itt is felhívom a figyelmet (később kifejtem miért), hogy mindig mással szolgáljunk nekik (műsor, étel, dekor, temtika…)
4. Tematika
- Mindenképp kell egy tematika, amibe a meghívóban leírtak szerint bevonjuk a vendégeket
- Példák: a nagy Hollywood-i Találkozó (beöltözni színészeknek, karaktereknek), vagy Grease party (Pomádé stílus). Higgyék el, az emberek nagyon szeretnek készülni az eseményekre.
5. Dekoráció, ajándékok
- Az előbb említett tematikából mindig következik a dekoráció, és az ajándékok
- Semmiképen ne adjunk nagy, zavarba ejtő ajándékot – kivéve, ha pl. egy meghirdetett értékesítési verseny díjkiosztója is ezen est keretein belül kerül megrendezésre
6. Ételek
- Fontos, hogy minden évben változzon a menüsor
- Nagyon degradáló egy céggel szemben, ha minden évben ugyanott szervezi az adott rendezvényt, ugyanazzal a menüsorral. Még akkor is, ha méregdrága fogásokról van szó
- Használjuk a fantáziánkat
- Gondoljunk az ételallergiásokra és a vegetarianusokra
- Bizonyos létszám felett tartózkodjunk a tányérszervíztől, mert az első és az utolsó asztal kiszolgálása között akár 1,5 óra is lehet, mely idő alatt az étel elveszíti élvezeti értékének nagy részét (kihűl, megkocsonyásodik, stb.). Így mindenképp egy büféasztalos megoldást javaslok nagyobb (kb. 100 fő felett) létszám esetén
- Italok esetében, mi elméletileg „bort készítő és ivó” nemzet vagyunk a diplomáciai protokoll szerint. Így borral (fehér, rosé, vörös egyaránt) szolgálnunk kell. Nem kérdés, hogy lesz olyan vendég, aki csak sört hajlandó inni, rá is gondolnunk kell. A tömény italok felszolgálása nagyon megosztó dolog, hiszen nem mindenki bírja, de mégis issza. Hogy elkerüljük a kezdőképet, de mégis adni szeretnénk valamit aperitifnek javaslom egy kis koktélsarok felállítását, ahol a megrendeléskor megszabhatjuk, hogy mennyi „töményet” tehetnek bele a bartenderek az italba.
7. Ültetés
- Ez egy nagyon kényes kérdés. Még a szervezés elején el kell dönteni, hogy szeretnénk-e vagy sem. Itt tudnunk kell, hogy rangsorba kell majd az összes vendéget állítanunk, és az alapján (illetve az ültetési protokoll szerint) kell az ültetési rendet megalkotnunk
8. Kultrális program
- Mindenképpen passzoljon a tematikához. Nagyon nyomasztó tud lenni egy egyszemélyes 1 órás monológ egy könnyedebb témájú rendezvénynél
- Szerintem nélkülözhetetlen a zene, a tánc és a humor a műsorból. Szerencsés ország vagyunk, hiszen rengeteg olyan társulat, előadó vagy együttes van, ahol mind a három műfajt egyszerre megkapjuk
9. Zenekar vs DJ
- Kövezzenek meg azok, akik nem értenek velem egyet, de egy jó zenekarnak párja nincsen. Higgyék el, hogy nincs az a kicsi helyszín, ahova ne tudnánk bepréselni egy jó hangulatot csináló zenekart. Tudom, tudom, drágább mint egy DJ. Ehhez muszáj leírjak kapásból két törtétnetet is a saját bőrömön megtapasztalva. Volt egyszer egy gálavacsorám, ahol kb. 5 perc alatt elfogyott minden a svédasztalról és nem volt utánpótlás, csak némi saláta. Soha nem dolgoztam addig azzal a cateringes céggel, de mivel a helyszín ragaszkodott az ő jelenlétükhöz nem volt más lehetőségem (utána nyilván ilyen feltételekkel a helyszínnel sem dolgoztam többet, de ezt a helyzetet meg kellett oldani). Odakiáltottam a zenekarnak, hogy csapjatok bele, bulizzanak. Belecsaptak egy rockyba és mindenki szaladt a tánctér felé. Biztosan voltak, akik rossz szájízzel távoztak, de voltak akik igenis megköszönték a jó bulit, a táncot. A másik történetem pedig megmagyarázza, hogy miért ne DJ (elnézést a DJ-ktől). Egy három napos általam szervezett rendezvény nyitófogadására DJ-t kért a megrendelő. Egy nagyon jó DJ-t találtam, több esküvőn is láttam zenélni, működött a dolog, egy idő után megtelta tánctér. Csak épp nagylétszámú vacsoránál nem működött a dolog. Amikor mondtam, hogy most pörgessük fel a hangulatot, mert elkezdenek elszállingózni az emberek, mondta, hogy jó, jó mindjárt, de meg kell alapozni a hangulatot. Mire eljutottunk a „hangulatig” a 300 emberből kb. 20 maradt a teremben.Mondanom sem kell, hogy táncnak nyom sm volt. Nem tudtam eldönteni, hogy a DJ-vel volt a baj, vagy ennyire lagymatag a társaság (elnézést kérek tőlük, majd a végén kiderül miért…). Másnap ugyanez a közönség a gálavacsorájukon egy zenekart kapott. Mondtam a zenekarnak, hogy egy lassú számot sem szeretnék hallani, had táncikáljanak. Belecsaptak a „lecsóba”. Az első szám után már 100-an legalább táncoltak, alig fértek el a táncparketten. És ez így volt 3 órán keresztül. Kiderült, hogy nem a társasággal volt baj. Egyértelmű, hogy a “báli” hangulathoz – vagyis a táncos mulatsághoz – igenis zenekar kell.
+1 Szervezés
- Nagyon fontos, hogy flottul és gördülékenyen haladjon a rendezvény az előkészületektől a lebonyolításig
- Időben érdemes elkezdeni az előkészületeket
- Érdemes szakembertől tanácsot kérni, hiszen általában évi több hasonló típusú rendezvényt szerveznek, vagy sok hasonló rendezvényen vesznekrészt