Saci Nincs hozzászólás

Mitől jó egy rendezvényhelyszín? 5 + 1 ismérv

Első körben ez nem egy bonyolult kérdés. Ha mélyebbre ássuk magunkat és a rendezvényhelyszín kérdés listáját megkapjuk, akkor vesszük észre, hogy igenis komplikáltabb a helyzet. Hogy ezt megelőzzük nézzük szép sorba, hogy mi a mi ideális rendezvényhelyszínünk.

Azon túl, hogy a helyszín kiválasztását nagy mértékben befolyásolja a rendezvény jellege (kongresszus, workshop, munkaebéd, stb. ) van néhány általános érvényű szabály. Melyek ezek?

  1. Megfelelő infrastruktúrával rendelkezzen

Ide beletartoznak a mosdók kellő számától a technikai felszereltségig minden. Ne feledkezzünk meg róla, ha a technikai felszerelést is nekünk kell biztosítanunk, az anyagilag és egyéb erőforrásban is megterhelő tud lenni.

  1. Legyen elég tér

Ha több teremre van szükségünk, gondoljuk át, melyik előadónál mekkora közönség várható. Előre meg kell terveznünk a programot, hogy lássuk hány teremre (kisebbekre, nagyobbakra) van szükségünk. Ha egyszerre étkeznek, akkor kell egy nagyobb terem is acatering biztosításának. Az étkezések alkalmával is mindenkinek legyen kényelmesen helye, akár állófogadásról, akár ültetett étkezésekről beszélünk.

  1. Mobilitás, flexibilitás

Nagyon fontos, hogy minden esemény más és más, így az igények is mások. Szerencsésebb olyan helyszínt választani, ahol nem okoz problémát az asztalok, székek, technikai felszerelések mozgatása a számunkra legoptimálisabb elrendezéssel. Ezen felül a rendezvény ideje alatt is adódhatnak olyan nem kalkulált történések (pl. takarítószemélyzetre, technikusra van szükség), amelyek szintén nagy rugalmasságot igényelnek a helyszíntől. ELőfordulhat az is, hogy egy vis maior helyzet miatt késik a közönség nagy része (hóesés, baleset az autópályán, stb. … ), így később tudjuk elkezdeni az eseményt. Ekkor a helyszín ( ha tényleg jó) ezt is rugalmasan kezeli, nem kér extra bérleti díjat a plusz órákért.

  1. Megközelíthetőség

Egy sikeres eseményhez kell, hogy jól megközelíthető legyen a hely. Minél könnyebben elérhető, annál többen fognak részt venni rajta. Közelben legyen parkolóhely.

  1. Catering

Ha van igényünk (márpedig a legtöbb esetben hacsak egy kávéra is, de van) fontos, hogy a helyszínen mindent meg tudjunk oldani. Ha van saját étterme a legjbb döntésünk, ha rájuk bízzuk ellátásunkat. Mutassunk útmutatást az elképzeléseinkről, de higgyük el, hogy ők nap mint nap ezzel foglalkoznak és jót szeretnének nekünk. Amennyiben vinni szeretnénk cateringest, akkor is tudakoljuk meg, hogy van-e helyiség, ahol elő tudják készíteni a tálalást, illetve ahol szervírozni tudják az ételeket, valamint a szennyes tányérokat, poharakat le tudják pakolni.

A kávé, tea és víz biztosítása alap kell, hogy legyen.

Ha nem fér bele a költségvetésbe, hogy a rendezvényen ingyenes biztosítsunk étkezést, akkor is a lehetőséget meg kell adnunk a vendégeknek, hogy alapvető szükségleteiket kielégítsék (ez lehet egy büfé, vagy közeli éttermek…)

+1 A személyzet szakértelme

Ezt lehet nem utoljára kellett volna hagyni, hanem az első helyre. Sokszor akár döntést befolyásoló tényező lehet a helyszínen lévő értékesítő rugalmassága, kedvessége, hozzáértése. Ha minden kérdésünkre tud válaszolni, a problémáinkra már mondja is a megoldást, hiszen neki van az adott helyszínnel tapasztalata, akkor jó kezekben vagyunk.

 

Saci Nincs hozzászólás

Mitől lesz az Ön karácsonyi rendezvénye emlékezetesebb? – 9 + 1 tipp hogyan szervezzünk, jó évzárót

 

Nem, nem azért, mert valaki a nagy tánc közben fellökött egy kandellábert, ami ráesett a svédasztalra és a maradék étel csak úgy repked a levegőben. Ismerjük ezt a típusú filmjelenetet.

Azt gondolom, hogy mindig a versenytársak előtt kell járni ebben is. Én azt szoktam javasolni ügyfeleinknek, hogy mindig úgy gondolkozzunk, mintha a legjobb barátainkat, vagy a családunkat vendégelnénk meg, csak kicsit nagyobb térben, több emberrel. Miért is így? Mert a hozzánk legközelebb állóknak mindig a legjobbat szeretnénk nyújtani – minden megfelelési kényszer nélkül – csak úgy szívből.

Én segítségképpen összeszedtem, hogy mi az a pár dolog, ami elérheti a kívánt “pluszt” az évzáró rendezvényen:

1. Hogyan hívjuk a rendezvényt?

  • Nem javaslom az elcsépelt karácsonyi party kifejezést
  • Használjunk pl. Tematika szerinti megkülönböztetést (pl. A Nagy Gatsby buli)

2. Meghívók kiküldése

  • Ma már egyértelmű, hogy emailen is ki kell küldeni a meghívót, mert sokszor a levél elkallódik, nem visszakereshető
  • De elegáns, ha megtiszteljük vendégeinket és a meghívót kézen foghatóan (nyomtatt verzióban) is elpostázzuk, megjelenéskor sokan fogják a kezükben szorongatni.

3. Helyszín

  • Ha lehetséges, akkor javaslom, hogy minden évben máshol legyen. Ez kb. 300 főig lehetséges is kb. 10 évig , ha Budapesten rendezzük
  • Ha 300 főnél több a meghívottak létszáma, elképzelhető, hogy ugyanoda tudjuk csak vinni őket. De itt is felhívom a figyelmet (később kifejtem miért), hogy mindig mással szolgáljunk nekik (műsor, étel, dekor, temtika…)

4. Tematika

  • Mindenképp kell egy tematika, amibe a meghívóban leírtak szerint bevonjuk a vendégeket
  • Példák: a nagy Hollywood-i Találkozó (beöltözni színészeknek, karaktereknek), vagy Grease party (Pomádé stílus). Higgyék el, az emberek nagyon szeretnek készülni az eseményekre.

5. Dekoráció, ajándékok

  • Az előbb említett tematikából mindig következik a dekoráció, és az ajándékok
  • Semmiképen ne adjunk nagy, zavarba ejtő ajándékot – kivéve, ha pl. egy meghirdetett értékesítési verseny díjkiosztója is ezen est keretein belül kerül megrendezésre

6. Ételek

  • Fontos, hogy minden évben változzon a menüsor
  • Nagyon degradáló egy céggel szemben, ha minden évben ugyanott szervezi az adott rendezvényt, ugyanazzal a menüsorral. Még akkor is, ha méregdrága fogásokról van szó
  • Használjuk a fantáziánkat
  • Gondoljunk az ételallergiásokra és a vegetarianusokra
  • Bizonyos létszám felett tartózkodjunk a tányérszervíztől, mert az első és az utolsó asztal kiszolgálása között akár 1,5 óra is lehet, mely idő alatt az étel elveszíti élvezeti értékének nagy részét (kihűl, megkocsonyásodik, stb.). Így mindenképp egy büféasztalos megoldást javaslok nagyobb (kb. 100 fő felett) létszám esetén
  • Italok esetében, mi elméletileg „bort készítő és ivó” nemzet vagyunk a diplomáciai protokoll szerint. Így borral (fehér, rosé, vörös egyaránt) szolgálnunk kell. Nem kérdés, hogy lesz olyan vendég, aki csak sört hajlandó inni, rá is gondolnunk kell. A tömény italok felszolgálása nagyon megosztó dolog, hiszen nem mindenki bírja, de mégis issza. Hogy elkerüljük a kezdőképet, de mégis adni szeretnénk valamit aperitifnek javaslom egy kis koktélsarok felállítását, ahol a megrendeléskor megszabhatjuk, hogy mennyi „töményet” tehetnek bele a bartenderek az italba.

7. Ültetés

  • Ez egy nagyon kényes kérdés. Még a szervezés elején el kell dönteni, hogy szeretnénk-e vagy sem. Itt tudnunk kell, hogy rangsorba kell majd az összes vendéget állítanunk, és az alapján (illetve az ültetési protokoll szerint) kell az ültetési rendet megalkotnunk

8. Kultrális program

  • Mindenképpen passzoljon a tematikához. Nagyon nyomasztó tud lenni egy egyszemélyes 1 órás monológ egy könnyedebb témájú rendezvénynél
  • Szerintem nélkülözhetetlen a zene, a tánc és a humor a műsorból. Szerencsés ország vagyunk, hiszen rengeteg olyan társulat, előadó vagy együttes van, ahol mind a három műfajt egyszerre megkapjuk

9. Zenekar vs DJ

  • Kövezzenek meg azok, akik nem értenek velem egyet, de egy jó zenekarnak párja nincsen. Higgyék el, hogy nincs az a kicsi helyszín, ahova ne tudnánk bepréselni egy jó hangulatot csináló zenekart. Tudom, tudom, drágább mint egy DJ. Ehhez muszáj leírjak kapásból két törtétnetet is a saját bőrömön megtapasztalva. Volt egyszer egy gálavacsorám, ahol kb. 5 perc alatt elfogyott minden a svédasztalról és nem volt utánpótlás, csak némi saláta. Soha nem dolgoztam addig azzal a cateringes céggel, de mivel a helyszín ragaszkodott az ő jelenlétükhöz nem volt más lehetőségem (utána nyilván ilyen feltételekkel a helyszínnel sem dolgoztam többet, de ezt a helyzetet meg kellett oldani). Odakiáltottam a zenekarnak, hogy csapjatok bele, bulizzanak. Belecsaptak egy rockyba és mindenki szaladt a tánctér felé. Biztosan voltak, akik rossz szájízzel távoztak, de voltak akik igenis megköszönték a jó bulit, a táncot. A másik történetem pedig megmagyarázza, hogy miért ne DJ (elnézést a DJ-ktől). Egy három napos általam szervezett rendezvény nyitófogadására DJ-t kért a megrendelő. Egy nagyon jó DJ-t találtam, több esküvőn is láttam zenélni, működött a dolog, egy idő után megtelta tánctér. Csak épp nagylétszámú vacsoránál nem működött  a dolog. Amikor mondtam, hogy most pörgessük fel a hangulatot, mert elkezdenek elszállingózni az emberek, mondta, hogy jó, jó mindjárt, de meg kell alapozni a hangulatot. Mire eljutottunk a „hangulatig” a 300 emberből kb. 20 maradt a teremben.Mondanom sem kell, hogy táncnak nyom sm volt. Nem tudtam eldönteni, hogy a DJ-vel volt a baj, vagy ennyire lagymatag a társaság (elnézést kérek tőlük, majd a végén kiderül miért…). Másnap ugyanez a közönség a gálavacsorájukon egy zenekart kapott. Mondtam a zenekarnak, hogy egy lassú számot sem szeretnék hallani, had táncikáljanak. Belecsaptak a „lecsóba”. Az első szám után már 100-an legalább táncoltak, alig fértek el a táncparketten. És ez így volt 3 órán keresztül. Kiderült, hogy nem a társasággal volt baj. Egyértelmű, hogy a “báli” hangulathoz – vagyis a táncos mulatsághoz – igenis zenekar kell.

+1  Szervezés

  • Nagyon fontos, hogy flottul és gördülékenyen haladjon a rendezvény az előkészületektől a lebonyolításig
  • Időben érdemes elkezdeni az előkészületeket
  • Érdemes szakembertől tanácsot kérni, hiszen általában évi több hasonló típusú rendezvényt szerveznek, vagy sok hasonló rendezvényen vesznekrészt